A céges világban nagyon fontos, hogy a cégek adatai bárki számára elérhetők, megtekinthetők legyenek, legyen szó egy másik vállalkozásról vagy akár egy magánszemélyről. Többek között ebben nyújt segítséget az egyik legnépszerűbb céges dokumentum, a cégkivonat.

A cégkivonat megértéséhez először is meg kell ismernünk a cégjegyzék fogalmát. A cégjegyzék a cégekre vonatkozó, törvényben meghatározott adatokat tartalmazza, minden egyes vállalkozás esetében. Egy cégkivonat egy adott vállalkozás azon adatait, információt tartalmazza, melyek az adott pillanatban a cégjegyzékben szerepelnek. A cégjegyzékben, és így a cégkivonatban szereplő adatok biztosan megfelelnek a valóságnak, így a cégkivonat rendkívül sokat számít a céges világ átláthatóságában.

A cégkivonat segítségével számos adatot lehet igazolni, bizonyítani. Elsődlegesen olyan alapvető adatok bizonyítására szolgál, mint a cég neve, szélhelye, cégjegyzékszáma, adószáma, tevékenységi körei, a cég képviseletére jogosultak neve, vagy pl. a vállalkozás pénzforgalmi számlái. Ezeknek az adatoknak a nagy része persze általában egy gyors internetes kereséssel is megtalálható, de a cégkivonat biztosan hiteles és aktuális, az internetes keresés viszont nem.

Lehetnek azonban a cégkivonatban egyéb információk is, pl., hogy egy cég végrehajtás alatt áll-e, folyik-e ellene felszámolás vagy büntetőjogi intézkedés, vagy pl. megszűnés alatt van-e. Ezeket az információkat nem lehet egyből online megtalálni, pedig nagyon fontosak. A cégkivonatban viszont azonnal látszanak, ha fennállnak egy vállalkozás esetén.